诊所预约系统怎么减少爽约和重复登记

小诊所预约系统最头疼的不是功能少，而是每个人录入习惯不一样。有人按英文名建档，有人按中文名备注，有人用家属电话预约，时间一久就出现重复患者、保险信息过期、短信提醒发错人的情况。我们最近在改流程，想把预约前核对做得更轻一点：电话、生日、保险状态、就诊原因、是否需要带报告，先固定成几个必填点；新患者可以先建临时档，但到诊后必须合并到正式档，不能一直留两个记录。爽约提醒也不能只靠一条短信，最好能区分首次患者、复诊、需要预留设备的项目。现在纠结的是提醒太多会打扰患者，提醒太少又影响排班。系统里如果能看到上次爽约、迟到、临时取消的记录，前台排时间会更有把握。候补名单也要有人负责维护，不然空出来的时段没人补。同行一般怎么设置确认短信和候补名单？重复档案是前台合并，还是后台定期清？