Google Workspace共享盘权限怎么设置才不乱

小公司用Google Workspace，权限乱起来很快。刚开始大家都用"知道链接的人可查看"，方便是方便，半年后客户合同、报价、HR文件、供应商资料混在一起，外部邮箱还留着访问权。我现在设置共享盘会先按用途拆：内部运营、客户项目、财务资料、供应商合作，不让一个大盘装所有东西。权限尽量给group，不直接给个人；外部协作者只进对应项目盘，能设到期时间就设到期。文件夹层级不要太深，真正关键的是命名和owner。每个月导一次外部共享列表，发现离职员工、旧vendor、临时顾问还在里面就清掉。新员工入职也不要复制上一个人的所有权限，先按岗位给基础组，再按项目补。你们商务运营这块，是IT统一管权限，还是行政和部门经理一起管？