保险保单电子归档怎么命名才好查

保险资料电子归档看起来是行政活，真出事时就知道它影响多大。客户打电话问endorsement有没有批，carrier邮件里找不到；续保时要看上一年loss run，文件夹里全是scan001、policy-final-new这种名字，谁都不敢删。我现在习惯按客户名、policy term、carrier、policy number、文件类型来命名，比如COI、binder、dec page、endorsement、claim doc分开。客户有多个entity时，文件夹一定按named insured拆，不然COI和保单很容易串。邮件附件保存后要马上改名，别指望以后再整理。共享盘权限也要分清producer、CSR、claims谁能改，谁只能看。你们agency里是靠AMS自动归档多，还是还要手工维护一套文件夹？